Conclusies trekken bij de Dom
Wat als je buiten lopend overlegt, in plaats van zittend, en de ruimte inzet voor het structureren van je vergadering? De aanleiding voor die inval, daar ging mijn eerste blog over.
Ik heb toen direct een eerste route gemaakt vanuit het station Utrecht Centraal, aangezien ik in Utrecht woon en bij het station veel afspraken heb.
Intuitief koos ik drie punten op de route voor de vaste overlegstructuur – naast uiteraard het begin- en eindpunt:
- Na het eventueel uitwisselen van nieuwtjes: wanneer ben je blij op het einde van dit overleg? Schrijf dit eventueel op.
- Halverwege, het tussenpunt: zijn we aan het doen wat we van plan waren? Zijn er voorlopige conclusies te trekken? Wat moet er zeker nog besproken worden?
- Vlak voor het einde van de route (en nadrukkelijk niet aan het einde): conclusies en het noteren van afspraken. Het allerbeste is om deze meteen aan elkaar te mailen.
Het concept werkt fantastisch!
Mensen die ik uitnodig zijn even verrast maar zeggen meteen “ja”. Bijna iedereen wil wel meer bewegen, meer buiten zijn, en minder binnen zitten. Het is voor velen een verademing om overdag door de week buiten te kunnen zijn.
Het eerste punt (wanneer blij?) heeft een veel effectievere uitwerking voor het overleg dan het “doel” van de normale vergadering. Het doel is vaak te abstract geformuleerd, en bovendien in veel gevallen door een van de deelnemers bepaald. Maar de vraag wat er in de tijdspanne van dit specifieke overleg gebeurd moet zijn, willen de deelnemers tevreden zijn, geeft veel meer focus.
Achteraf gezien is dit schema gebaseerd op management boeken die ik ooit had gelezen: de zeven eigenschappen van effectief leiderschap van Steven Covey (punt 1 is een vertaling van “begin met het einde voor ogen”) en Peter Bregman (punt 2 gaat over het opnieuw vinden van je focus). Het derde punt is later gewijzigd, naar aanleiding van het boek dat ik later las: Getting things done van David Allen. Gedachte in dit boek is dat de focus op de eerstvolgende concrete actie, effectiever is, dan het proberen te maken van een overall lange termijn planning. En ik denk ook, dat wanneer na elk overleg vrij snel 1 concrete vervolgactie wordt uitgevoerd er flink wordt gewonnen aan voortgang.
Op de een of andere manier lijkt het lopen daadkracht uit te lokken. Probeer het ook eens!