Alle belemmeringen verzamelen (& oplossen)!

Geplaatst op: 11 maart 2016

Vorige week heeft een groep vrienden een avondje met me gedacht over het slechten van belemmeringen die je ondervindt als je start met wandelend overleggen. Ik had hen gevraagd om zoveel mogelijk belemmeringen te bedenken die hen zouden kunnen weerhouden om meer lopend te overleggen.. en daarvoor direct ook oplossingen te bedenken. Mijn ervaring is dat het niet allemaal voor de hand liggende drempels zijn, zoals geschikt schoeisel en dat je geen papieren voor je hebt. Soms gaat het veel meer om imago, of de overtuiging dat buiten lopen geen werken kan heten. Het kost soms even tijd voordat het echte probleem boven tafel komt, voor zover mensen zich er zelf al van bewust zijn.

Deze en andere hobbels die ik afgelopen tijd heb teruggehoord staan in deze blog. Als je vaker wandelend wil overleggen, maar er toch niet toe komt, of na een keer ophoudt, en dat jammer vindt: hopelijk heb je iets aan deze tips. Ik blijf inventariseren en aanvullen, dus belemmeringen met & zonder oplossing zijn welkom op contact@weeting.nl!

KLEDING & IMAGO

Schoenen die ik op het werk aan heb lopen niet fijn

Dit is met name voor vrouwen een veel voorkomend probleem. In de USA zie je op straat veel dames in mantelpakjes met witte gymschoenen eronder, in het woon-werkverkeer. In Nederland zie je dat minder, waarschijnlijk omdat er meer gefietst wordt en dan zijn hoge hakken geen probleem. Of zouden Nederlanders meer gevoel voor stijl hebben..? Er zijn allerlei oplossingen te bedenken:

Zet schoenen die wel lekker lopen op kantoor, in een kast of een locker
Doe nette schoenen aan en neem fijne schoenen los mee
Kies voor een korte route, die ook op hakken nog goed te doen is
Probeer eens een inlegzooltje van gel in je normale “werk”schoenen
Koop schoenen die charmant zijn EN lekker lopen, mooie laarzen bijvoorbeeld (en denk er ’s ochtends aan om deze aan te doen).

Als ik platte schoenen draag valt op hoe klein ik eigenlijk ben
Tja, daar is niks aan te doen. Het zou kunnen zijn dat je collega’s dat helemaal niet erg vinden. Toch een paar tips:

Loop in eerste instantie met vertrouwde collega’s en draag de rest van de dag gewoon hoge hakken
Op halfhoge hakken kun je prima een half uur lopen: kies voor een kortere route

Ik wil niet met zweetplekken op kantoor terugkomen

Pas het tempo aan, of kies voor een koeler moment op de dag. Gebruik eventueel een deo die transpireren tegengaat. Helpt dat niet voldoende? Neem een toilettas en een schoon t shirt of bloes mee. Dat is nog altijd minder sjouwen dan een complete sporttas.

De collega met wie ik veel 1 op 1 werk is nogal zwaar en heeft een slechte conditie

Dit is best een pijnlijk probleem: je durft het die persoon niet goed te vragen terwijl het misschien juist heel goed zou zijn. Het is zo dat wanneer lopen voor deelnemers substantieel energie kost, het ten koste van de productiviteit in het overleg. Anderzijds heeft iemand die vanwege zijn of haar conditie niet een half uur rustig kan lopen een groot gezondheidsprobleem. Wat te doen hangt af van hoe vertrouwd je met die persoon bent. Misschien is het juist pijnlijker om het niet te vragen.

Probeer eerst eens voorzichtig een kort rondje tijdens de lunch.
Begin met een kort rondje van een kwartier, ga daarna zitten.
Pas in alle gevallen je tempo aan!

HET GEBOUW EN DE OMGEVING

We moeten lang wachten op de lift

Als je in een hoog gebouw zit met te weinig liften, dan wil het nog wel eens veel tijd kosten voor je op straat staat. Hoe meer tijd het kost om buiten te komen, hoe minder geschikt de korte routes (kwartier of half uur) zijn. Maar ook dat is oplosbaar:

Plan het startmoment van het overleg niet op halve of hele uren: dat doet iedereen en dus is het dan drukker. Kies voor kwart voor en kwart over.
Plan de weeting aan het begin of eind van de dag, of aansluitend op een lunchpauze. Het scheelt een “ritje” met de lift, en rondom de lunch is er misschien iets meer speling in de tijd.
Als je het overleg hebt met iemand van je eigen verdieping, dan kun je al langzaamaan beginnen met het overleg terwijl je wacht op de lift. Zo niet, dan moest je toch al wachten en kost het misschien minder extra tijd dan je dacht.
Voor het vergadercentrum in een gebouw geldt vaak hetzelfde probleem. De vraag is of het bezwaarlijker is wanneer je gaat lopen?

De omgeving van het kantoor is niet aantrekkelijk

Een aantrekkelijke omgeving is natuurlijk leuker. Maar voor het overleg is het vooral belangrijk dat je een gesprek kunt voeren. Misschien is het 300 meter verderop al beter, en is het de moeite waard om deze afstand te overbruggen. Mijn ervaring is dat na 7 minuten lopen mensen al zeggen “hier ben ik nog nooit geweest”. Maar als het echt een belemmering is:

Kijk of je afspraken elders lopend kan doen.
is de route naar het station wel aantrekkelijk? plan dan een overleg aan het begin of eind van de werkdag

HET OVERLEG

Ik ben gewend uitgebreide aantekeningen te maken
Soms zijn uitgebreide aantekeningen essentieel, maar soms is het meer een gewoonte dan noodzaak. Bij veel overleggen kan worden volstaan met 3 conclusies dan wel vervolgafspraken. Een weeting is het meest geschikt voor dat type overleg. Bovendien..stel je voor dat er uit elk overleg 1 concrete vervolgactie komt die daadwerkelijk wordt uitgevoerd- dat zou de effectiviteit flink doen toenemen. De focus op enkele concrete vervolgacties is dan niet zo gek.

Neem een notitieboekje mee of gebruik de dictafoon op je telefoon.
Voice – to – text apps zetten ter plekke jouw spraak om in tekst- en worden steeds beter.
Is dit toch te weinig: ga dan voor fifty-fifty: de eerste helft van het overleg lopen, de andere helft van het overleg zitten en aantekeningen maken

De overleggen die ik heb zijn meestal met een grotere groep mensen

Deze overleggen zijn inderdaad meestal niet geschikt, als het belangrijk is dat de hele groep de hele vergadering meemaakt. Het is slimmer om te focussen op de kleine overleggen. Toch zijn er ook oplossingen denkbaar voor grotere vergaderingen:

Overweeg of het mogelijk is om een deel van het overleg op te knippen in kleinere groepen en las een break out sessie van 10-20 minuten met specifieke onderwerpen
Speciaal voor teamoverleggen is een aantal jaren geleden door Newshoestoday het concept “verwandelen” bedacht. Een organische werkvorm, zonder aantekeningen, waar deelnemers alleen meepraten over onderwerpen die hen echt aangaan. Plenair wordt teruggekoppeld wat de conclusies zijn en gecheckt of er bezwaren in het team.

Kleine overleggen zijn vaak tussendoor en ad hoc, en je weet niet hoe lang ze duren
Obama heeft hier een mooie oplossing voor: hij loopt rondjes in de tuin van het Witte Huis. Dit werkt vooral als je relatief snel buiten bent en de omgeving geschikt is.

Ik teken vaak op een whiteboard of flap als ik in gesprek ben

Als het visualiseren gaandeweg het gesprek cruciaal is voor het overleg, dan is lopen minder geschikt. Je zou kunnen proberen of het werkt om met een schriftje te werken: je stopt dan bij een van de drie punten om even te zitten. Als je vaak dezelfde schema’s tekent, dan zou je deze mee kunnen nemen op een iPad.

Ik werk als ontwerper veel met beeld- en kaartmateriaal

Begin het overleg door samen binnen op de kaart te kijken en beslis wat er besproken moet worden
Neem eventueel een ipad mee om onderweg iets terug te zoeken
Trek binnen bij de kaart conclusies

ORGANISATIE, CULTUUR & GEDRAG

Wat denken mijn collega’s, mijn baas?

Vraag het ze.

Onbekende uitnodigen?

Een kennismakinggesprek is heel geschikt om lopend te doen, maar kun je een onbekende wel uitnodigen om te gaan weeten? Je zult dat per geval moeten inschatten. Misschien kent iemand anders die persoon. Maar geef vooral gelegenheid om ja of nee te zeggen.

Hoe zorg ik dat ook anderen het initiatief nemen

zoek een maatje op kantoor en maak voor overleggen met deze persoon een weeting de default
ga eens na of er niet organisatie breed lopend overleggen kan worden ingevoerd. Misschien heeft HRM of de de facilitaire dienst er wel belang bij.

Ik heb de juiste schoenen, geschikte routes, enthousiaste collega’s, maar we vergeten om het te doen

plan structureel vaste weetings in
vraag secretaresses om hulp, om je te herinneren
organiseer een wedstrijdje met een paar collega’s: wie vergadert het meeste kilometers?

TOT SLOT

Van weeting naar wheeling

Dat het gesprek met deze groep vrienden op zichelf al effect heeft, bleek in de week na deze avond. Er gingen allerlei whattsappjes en foto’s rond. Een vriendin had die week twee weetings gedaan, een ander was veel lopend aan het bellen, weer een ander had voor het eerst een onbekende uitgenodigd. De onbekende bleek in een rolstoel te zitten- en dit overleg gaf weer een heel andere kijk op belemmeringen: fysieke drempels, fietsen en plantenbakken midden op het trottoir, scheefzakkende stoeptegels.. Tijdens het lopen is het hoogteverschil geen probleem, maar afspraken maken kan dan het beste bij een bankje. Het concept wheeling werd geboren. Ik ben nu aan het nadenken over rolstoelproof routes!

Martine de Vaan

Foto: Gideon Tsang via Flicqr