Weeting als breakout-sessie

Geplaatst op: 3 mei 2021

Weet-vorm voor grotere bijeenkomsten 

Waarom, wanneer & hoe | Martine de Vaan

Heb je een bijeenkomst met een grotere groep mensen? Gebruik Weeting als breakout
sessie om iedereen actief en betrokken te houden.
Maak groepjes van 2-3 personen. Laat deze duo’s of groepjes een specifiek onderwerp
bespreken. Deelnemers komen na een rondje wandelen buiten met oogst terug, maar ook
met meer energie en betrokkenheid.
Als de omgeving het toelaat eventueel maximaal 4-5 personen- dit kan alleen op rustige
locaties met brede paden of straten zonder auto’s of fietsers, zoals een landgoed of campus.

Toepassingsmogelijkheden

Deze weet-vorm is geschikt voor het genereren van ideeën, terugkijken, vooruitkijken,
evalueren, visie of strategie ontwikkelen, het toepassen van theorie op praktijk, of het
bespreken van praktische toepassing van nieuw beleid. Het is ook geschikt voor meer
persoonlijke uitwisseling of het verdelen van te bespreken onderwerpen over subgroepen.

Het kan worden toegepast bij:
– Workshop
– Afdelingsdag
– Heisessie
– Training
– Managementoverleg
– Strategiemiddag
– Breakout sessie in een beurs, congres of conferentie

Waarom deze werkvorm kiezen
– Brengt energie en verdieping in sessies met grote groepen
– Iedereen komt aan bod/ draagt bij
– Meer interactie tussen deelnemers
– Meer plezier

Do’s
– Kondig tijdig aan (schoenen, jas)
– Houd rekening met alle deelnemers (gezondheid/conditie)
– Wees duidelijk over de bedoeling, vraag of opdracht
– Organiseer de logistiek strak, het is geen pauze.
– Zorg voor een geschikte route vanuit de locatie

Don’t
– Weeting combineren met (lunch)pauze.
– Deelnemers overvallen met de werkvorm (hoge hakken/ geen jas mee)
– Deelnemers de regen insturen (zorg voor een alternatieve werkvorm)

Lengte van de route en tijdsduur
Hoe snel mensen lopen is afhankelijk van de omgeving en de conditie van de deelnemers.

Richttijden die aangehouden kunnen worden zijn:
– 15 minuten: 0,8 km
– 20 minuten: 1,1 km
– 30 minuten: 1,8 km
– 40 minuten: 2,2 km
– 45 minuten: 2,8 km
– 60 minuten: 3,8 km

Dit is inclusief 5 minuten speling bij vertrek maar exclusief introductie en plenaire
terugkoppeling. Tel deze tijd erbij op bij het plannen van de weeting. In een stedelijke
omgeving met stoplichten en/of een hoog kantoorgebouw met trage liften moet de route
worden ingekort of meer tijd worden gerekend.

Aanvullende tips voor de procesbegeleider
– Licht de bedoeling toe, een slide of flap met de tijden kan hierbij handig zijn
– Indien de deelnemers zonder procesbegeleider gaan lopen: toon de route met
afstand en tijd, en noem enkele oriëntatie punten (een brug, kerk of plein)
– Sluit af met de vraag/opdracht, vraag of deze duidelijk is. Vraag eventueel de
deelnemers alvast 1 eerste gedachte op te schrijven. Dit zorgt voor focus en zo weet
je zeker dat de vraag duidelijk is bij vertrek. (zie ook extra opties)
– Gebruik een weetingroute of deel geprinte routekaartjes uit

Routekaartjes te veel gedoe voor jezelf of voor de deelnemers?

Drie verschillende oplossingen:
– Loop zelf voorop
– Geef een indicatie (bijvoorbeeld “je kunt naar de kerk lopen en terug. Dat is totaal 1,1
km lang en je bent bij een normaal looptempo zeker binnen 20 minuten terug.”
– Laat deelnemers een timer gebruiken (die zit op elke smartphone). Voor een sessie
van 20 minuten de timer op 10 minuten. Als ie afgaat: omkeren.

Praktisch/materiaal
– Introductieslides met route, afstand, tijden en de vraag/ de opdracht
– Flap op whiteboard voor het verzamelen van de oogst
– Geen postits, maar kartonnen schrijfkaartjes. Formaat smartphone is het beste om
mee te nemen – neem dan een steviger kwaliteit. Zelf maken: 6 kaartjes uit 120
grams A4 papier: door midden en vervolgens in 3-en knippen. Voor een groep van 20
heb je dus aan 4 A4 genoeg.
– Voor oogst naderhand kun je –wat simpeler- postits gebruiken: vraag dan bij
terugkomst aan de deelnemers 5-10 minuten de belangrijkste zaken op te schrijven
en laat ze het om de beurt met korte toelichting opplakken.
– Pennen klaarleggen voor wie deze niet bij zich heeft

Introductie van de weeting op de dag zelf.
Leg de bedoeling uit:
– We gaan uiteen in twee of drietallen om een onderwerp te bespreken
– We starten en eindigen in deze zaal
– De route is (bijvoorbeeld) 1,8 km, het is op mijn telefoon nu 13:06, om 13:45 is
iedereen terug.
– Schrijf bij terugkomst de belangrijkste ideeën op en plak ze op (wijs aan waar). Van
xx tot yy bespreken we bekijken de oogst. Het resultaat wordt in het verslag
opgenomen.
– (geef aan) Maak eventueel onderweg aantekeningen of spreek wat in

Extra opties
– Vraag de deelnemers voor vertrek alvast hun eerste gedachte op te schrijven
(steekwoord), en het kaartje mee te nemen tijdens de weeting.
– Voeg voor meer interactie tijdens de weeting 1 of 2 plenaire tussenpunten in. Hier
kun je 1) alvast kort uitwisselen 2) een aanvullende vraag stellen
– Motiveer de groepjes om met goede ideeën te komen : bijvoorbeeld: de drie beste
ideeën worden uitgevoerd.

Extra tips bij het crowdmanagen
– Maak gebruik van spiegelgedrag en geef het goede voorbeeld: kaartje schrijven, jas
aantrekken, eventueel voorop lopen met een groepje
– Tijdens het lopen: zorg voor een “bezemwagen” bij een grotere groep.
– Zorg bij terugkomst ervoor dat iedereen meteen naar de zaal gaat (niet bellen oid).
“We sluiten samen af, daarna kun je naar het toilet/bellen/ (bij een conferentie) je jas
in de garderobe hangen”
– Zorg voor speelruimte in de tijd en weet wat je eventueel wil opofferen: een plenair
tussenpunt schrappen, de terugkoppeling korter houden of juist een kortere route.

Voorbeeld programma
Zo kan een breakout sessie van een uur er uitzien, inclusief plenaire terugkoppeling.

Start na de lunch
Weeting van 13.00-14.00
Groep van 20 deelnemers, maken zelf groepjes van 2-3 mensen
Lengte route voor 40 minuten, ca 2,2 km
13.00 aftrap door workshopleider
13.05 start weeting in 2-3 tallen
13.25 plenaire uitwisseling (met alle 20), workshopleider stelt extra vraag
13.30 weeting in 2-3 tallen
13.45 terugkomst en verzamelen in de zaal
deelnemers schrijven oogst op postits en plakken dit op flipover
13.50 uitwisselen en conclusies trekken, samenvatting door workshopleider/manager
14.00 afsluiting

SUCCES!