Jouw organisatie weetable

Geplaatst op: 6 april 2021

Anderhalf jaar geleden heb ik – 20 jaar na mijn eerste studie – een afstudeeronderzoek afgerond naar weeting bij organisaties. Wat zijn succesfactoren bij het invoeren van weeting als vergadervorm?  De resultaten staan hieronder samengevat en voorzien van praktische checklists en adviezen. Nog leuker: met Werken in beweging (zie hieronder) hebben we er nu een mooie brochure van gemaakt, die je bij hen kunt opvragen of direct kunt downloaden:

Is weeting wat voor jullie?

Het is redelijk eenvoudig om weeting een plek te geven in je eigen werkdag. Maar om een grote groep medewerkers blijvend aan het wandelend overleggen te krijgen, moet je echt even aan de bak.

De startsituatie is belangrijk. 

Hoe weetingvriendelijk is jouw organisatie op dit moment? Vul snel deze checklist in: hoe meer ja’s, hoe minder moeite het je zal kosten om weeting te introduceren en uit te breiden. Heb je vaak ‘nee’ ingevuld? Dan zal dit meer werk kosten. Begin in dat geval op kleine schaal en schakel eventueel externe hulp in van een weeting-expert.

• Meer bewegen van, naar en tijdens het werk stimuleren we al
• Vitaliteit en gezondheid staat bij ons hoog in het vaandel
• Veel medewerkers staan open voor nieuwe werkvormen
• We staan zo buiten
• Er zijn al een aantal enthousiaste (luch)wandelaars
• Management is bereid weeting te promoten.

Zó geef je weeting een vaste plek in je organisatie

Zie je kansen om weeting op grotere schaal binnen je organisatie in te voeren en krijg je de benodigde medewerking? Mooi! Je kunt diverse acties ondernemen om van weeting een succes te maken. De juiste mix is maatwerk maar dit zijn in het kort de belangrijkste ingrediënten:

• Maak de werkomgeving weetingvriendelijk. Plan goede weetingroutes (of laat enthousiaste collega’s dit doen) en verspreid deze routes binnen de hele organisatie. Maak een opvallend weetingpoint in de hal.
• Zorg voor ambassadeurs op alle niveaus; van de CEO die wandelend vergadert tot die enthousiaste lunchwandelaar van de receptie.
• Organiseer ludieke en informatieve acties. Denk aan posters, workshops, challenges, gezonde snacks voor onderweg.
• Faciliteer weetings bij managementbijeenkomsten, evenementen, congressen en cursussen.  Zo maken steeds meer collega’s kennis hiermee.
• Pas de ICT voorzieningen aan: neem de optie tot wandelend overleggen als ‘vergaderruimte’ op in jullie online agenda.
• Integreer weeting in de hele organisatiecultuur. Geef trainingen en ontwikkel werkvormen die passen bij de core business van je organisatie.
• Werk met de buren aan een weetingparadijs. Markeer bijvoorbeeld gezamenlijke routes in samenwerking met de gemeente.

Een mooi voorbeeld van het faciliteren van wandelmeetings is de gemeente Geldrop-Mierlo:

“Wandelend vergaderen is één van de keuzeopties in ons reserveersysteem voor vergaderlocaties. Wie die keuze aanvinkt, kan via een bijzonder fraaie, veilige en in alle opzichten goed doordachte route een wandelronde van een half uur maken.” Harold van Lieshout, gemeente Geldrop-Mierlo (bron: Gezondewerkvloer.nl)

Invulschema: dit zijn de mensen die je nodig hebt

Om weeting succesvol te integreren, heb je de medewerking nodig van collega’s binnen alle lagen van je organisatie; van management tot facilitaire diensten en van HR tot enthousiaste weeting-ambassadeurs op de werkvloer. Wie heb je binnen jouw organisatie allemaal nodig en wat is hun rol? In de bijlage vind je een handig invulschema.

Om weeting blijvend een plek te geven binnen je organisatie, heb je de medewerking nodig van collega’s op alle niveaus. Hieronder zie je wie je nodig hebt en wat hun rol is. Vul in dit schema de namen in, dan heb je meteen een mooi startpunt.

Wie	Wat	Naam
Medewerkers	Ambassadeurs, routemakers, voorlichting en training
Managers	Draagvlak, stimuleren, rolmodel, training
HR	Weeting toevoegen aan standaard werkvormen
ICT	Weeting als vergaderoptie in agenda
Facilitair	Weetingpoint, andere facilitaire aanpassingen
Receptie	Routes, informatie geven
Office management	Weetings inplannen
Organisatie-ontwikkeling	Trainingen, verandertraject
Interne Communicatie	Campagne met ludieke, informatieve acties

Wat is Werken in Beweging

Wandelnet en Fietsersbond brengen samen met werkgevers Werken in Beweging. In opdracht van het Ministerie van VWS helpen zij organisaties om medewerkers dagelijks meer te laten bewegen door vaker te fietsen en te lopen. Weeting werkt samen met Werken in Beweging. Lees meer op werkeninbeweging.nl