Organisatiecultuur: of waarom het ons niet lukt om vaker buiten te vergaderen

Geplaatst op: 29 april 2018

GASTBLOG In gastblogs vertellen mensen over hun eigen ervaringen met walking meetings. Deze keer Joost van Hoek, Coördinator rijkstrainees & senior beleidsmedewerker bij het ministerie van Binnenlandse Zaken.

Niet veel mensen zullen zeggen dat in een vergaderzaal zitten gezond is. Er zijn er maar weinig die er van overtuigd zijn dat aircolucht, automatenkoffie en vooral die onnatuurlijke zithouding bijdraagt aan onze gezondheid. Ik kan hier verwijzen naar wetenschappelijk onderzoek, de Gezondheidsraad of eigen ervaring maar dat verandert eigenlijk niets. We weten het allemaal wel. Maar waarom lukt het ons dan niet om vaker buiten te vergaderen?

Laat ik eerst even de praktische problemen noemen. Het verslag, de actielijst, het inplannen en al het andere gedoe. Volgens mij moet je praktische problemen praktisch oplossen en je serieus afvragen of dit echte argumenten zijn. Persoonlijk heb ik bijna altijd een oplossing gevonden. Dit op een enkel overleg met veel partijen na. Maar als je kijkt hoeveel overleggen er zijn met twee of drie personen, dan zijn de praktische punten meestal geen echte reden om onszelf op te sluiten. Je kunt mij dan ook regelmatig buiten zien. Maar niet zo vaak als ik wil.

Hoe zit dat? Voor de ene helft van mijn tijd ben ik leidinggevende van rijkstrainees. Dat komt er op neer dat ik met nieuwe medewerkers met weinig werkervaring te maken heb: twintigers met een hoge opleiding. Deze groep is over het algemeen heel bewust bezig met hun eigen gezondheid en de toekomst van onze planeet. Een flink deel is (minimaal) vegetariër en als je hen vraagt van belangrijk is voor Nederland zeggen ze zonder nadenken: duurzaamheid en migratie.

Als ik die groep voor een afspraak niet in kantoor, maar op de stoep uitnodig wordt er eigenlijk nooit gevraagd waarom ik dit doe. Ze vinden het prima om even buiten het gebouw te zijn. Bovendien gaan mijn gesprekken met hen vaak over persoonlijke ontwikkeling en het helpt om ook fysiek in beweging te zijn en elkaar niet constant over de koffiekan aan te hoeven kijken. De nieuwe generatie medewerkers hoef je dus niet te overtuigen.

De andere helft van mijn werk is meer traditioneel bureau,- en overlegwerk. En in die helft van het werk gaat het mis. Deels heeft het met de aard van het werk te maken. Zo behandel ik aanbestedingsklachten binnen. Een hoorzitting doe je nu eenmaal niet op straat. Ook overleggen waarbij meer dan drie deelnemers zijn werken voor mij niet goed buiten de deur. Maar dat is niet mijn punt. Wat ik merk als ik in die omgeving aan het werk ben, het lastiger wordt om voor een gesprek met twee personen de deur uit te stappen. In deze meer traditionele omgeving valt me op dat je het toch vaak moet uitleggen. Dan beginnen collega’s over regen. Maar ik heb het even opgezocht, maar 93% van de tijd regent het in Nederland niet, dus dat kan het probleem niet zijn.

Het lijkt soms of het een statement is om buiten te vergaderen, omdat het afwijkt van de norm. En juist in deze situaties merk ik dat lopend vergaderen juist een meerwaarde heeft. Maar misschien is dat juist een reden om vaker de deur uit te gaan?

Het is misschien wel omdat lopend vergaderen niet de norm is dat het voor mij werkt. Het maakt dat het standaardriedeltje: “wat staat op de agenda, wat moet ik er mee, wie krijgt de acties” onderbroken wordt. Je wordt gedwongen om goed na te denken over wat eigenlijk op dit moment belangrijk is. Buiten kantoor lukt het beter om afstand te nemen van het werk, te relativeren en te reflecteren. Laten dit nu juist dingen zijn die in mijn beleving een goede vergadering kenmerken.

Maar ik denk dat het dieper gaat. Als je lopend vergadert moet je je kwetsbaar durven opstellen. Zo heb je niet meer die (altijd grijze) vergadertafel met aluminium kannen koffie als verdediging voor je. Je stelt je ook kwetsbaar op, omdat je fysiek aan de slag gaat. In een vergaderzaal beperkt de fysieke activiteit zich meestal tot het opplakken van een geeltje. Tijdens een wandeling ga je dus niet alleen inhoudelijk het gesprek aan, maar moet je je ook qua tempo aan elkaar aanpassen. Mijn ervaring is dat juist deze dimensie er voor zorgt dat je tot andere gesprekken komt dan in het middengrijs van de vergaderzaal.

Wat me ook opvalt is dat we beweging en (kantoor)werk nog steeds als twee werelden zien. Het lijkt soms bijna een belediging als je op de werkvloer uiting geeft aan enige vorm van fysieke activiteit. Trek maar eens sprintje door de kantoortuin en de kans is groot dat er binnen een paar minuten een BHV’er achter je aan zit. Soms heb ik het idee dat we een maskerade van correctheid aan het houden zijn en dan is vergaderen op een locatie waar de elementen invloed op je uiterlijk hebben natuurlijk erg ver weg. En daar ben ik blijkbaar ook vatbaar voor. Als ik uit het raam kijk en het waait, dat is dit een prachtig excuus om binnen te blijven. En dat terwijl de keren waarop ik naar buiten ga ik tijdens de dag meer energie heb, na afloop meer tevreden ben over mijn dag, ik creatiever en productiever ben en ga zo maar door.

Die organisatiecultuur houdt ons, en mij dus ook, uiteindelijk binnen. Daarom komt het er toch weer op neer dat ik een groot deel van mijn tijd zittend doorbreng, terwijl ik weet dat het ongezond is. Het wordt tijd om een frisse wind door het kantoor te laten waaien.

Joost van Hoek